Cómo hacer backup de OneDrive para la Empresa: 3 Métodos
Empresas de todo el mundo confían cada vez más en los servicios de almacenamiento en la nube para mantener sus datos seguros y accesibles en todo momento. OneDrive para la Empresa ofrece potentes funciones de almacenamiento, uso compartido de archivos y colaboración.
Sin embargo, los datos almacenados en OneDrive pueden corromperse o perderse debido a un error humano o a una infección de ransomware, que puede propagarse fácilmente por la red, especialmente si las cuentas se sincronizan con carpetas sin conexión. Las organizaciones pueden evitar la pérdida de datos y garantizar la continuidad del negocio haciendo copias de seguridad de los archivos y carpetas de OneDrive con regularidad.
Este post explica cómo puedes crear backups de OneDrive para la Empresa utilizando tres métodos diferentes. Siga leyendo para conocer los detalles y aprender el mejor enfoque para garantizar que sus datos en la nube puedan recuperarse en cualquier escenario.
Por qué hacer backup de OneDrive para la Empresa
El Modelo de Responsabilidad Compartida de Microsoft establece que Microsoft sólo es responsable de la disponibilidad de sus servicios. Depende de los usuarios proteger los datos que crean y comparten en las aplicaciones de Microsoft 365, incluidos los datos almacenados en OneDrive para la Empresa, frente a diferentes tipos de amenazas de pérdida de datos. Estas amenazas incluyen:
- Error humano: Es la causa más común de pérdida de datos. Los empleados pueden borrar accidentalmente archivos de OneDrive, compartir datos confidenciales con usuarios no autorizados o escribir cambios no deseados en un documento.
- Ataques de ransomware: Las infecciones de malware y ransomware pueden acceder a los archivos de OneDrive para la Empresa a través de un ordenador comprometido y cifrar o corromper los datos. Cuanto mayor sea el número de usuarios, mayor será el riesgo.
- Borrado intencionado: Actores maliciosos como empleados descontentos pueden borrar intencionadamente archivos importantes que pueden causar diferentes tipos de problemas a tu organización.
Hacer backup de OneDrive para la Empresa y almacenar estos datos en una ubicación segura te permite recuperar fácilmente los archivos en caso de cualquier incidente perturbador.
Funciones nativas de recuperación de Microsoft y sus limitaciones
Microsoft no proporciona herramientas específicamente diseñadas para proteger los datos de OneDrive para la Empresa. Sin embargo, puedes encontrar varias funciones integradas en Microsoft 365 que ofrecen recuperación de datos en determinados escenarios.
Papelera de reciclaje
Los archivos o carpetas eliminados en OneDrive para la Empresa se envían a la papelera de reciclaje, donde se conservan durante un máximo de 93 días antes de ser eliminados definitivamente. Ten en cuenta que los archivos pueden borrarse manualmente antes de que expire el periodo de conservación o eliminarse automáticamente cuando se consuma totalmente el espacio disponible.
La papelera de reciclaje permite restaurar los elementos eliminados recientemente a su ubicación original. Es importante tener en cuenta que puede enviar una solicitud al soporte de Microsoft en un plazo de 14 días después de que los archivos se hayan eliminado de forma permanente. Si los datos se pueden recuperar, se restaura toda la carpeta OneDrive y se sobrescriben los datos existentes. En este caso, recuperar archivos individuales o elegir qué versión de los datos restaurar no es una opción.
Control de versiones
Cuando activas el control de versiones en OneDrive para la Empresa, puedes guardar varias versiones del mismo documento. Además, puedes:
- Seguimiento del historial y los cambios de cada versión
- Visualización y comparación de distintas versiones
- Vuelve a una versión anterior cuando lo necesites
El control de versiones no es una herramienta fiable de protección de datos, ya que esta función puede desactivarse. Además, algunos planes de suscripción a Microsoft 365 no ofrecen almacenamiento ilimitado. Esto significa que es posible que tenga que actualizar su plan o incurrir en costes de almacenamiento adicionales si tiene previsto almacenar un gran número de versiones.
Políticas de retención y eDiscovery
Los suscriptores de Microsoft 365 pueden establecer políticas de retención para conservar los datos empresariales críticos durante un periodo de tiempo determinado. Se pueden asignar automáticamente políticas de retención específicas a distintos tipos de contenidos.
Al igual que las políticas de retención, el eDiscovery permite conservar documentos. En lugar de enviar los archivos editados o eliminados a la papelera de reciclaje, se almacenan en la biblioteca de retención de conservación durante el periodo de retención configurado. Puedes recuperar los datos utilizando las funciones de búsqueda para encontrar los archivos que necesitas y, a continuación, exportarlos a un ordenador local.
Nota: Las políticas de retención y eDiscovery están disponibles en planes de suscripción más caros, como Microsoft 365 Enterprise E5, A5 y G5.
Las políticas de retención y eDiscovery se utilizan principalmente con fines de archivo para garantizar el cumplimiento legal y normativo. Sin embargo, no proporcionan una protección fiable, ya que es necesario configurar manualmente las reglas de retención.
Además, los datos pueden eliminarse automáticamente de la Biblioteca de Conservación. Una vez que expira el periodo de retención, los archivos eliminados se envían a la papelera de reciclaje, donde ya no se indexan. Esto significa que no podrá encontrarlos utilizando las funciones de búsqueda de eDiscovery y correrá el riesgo de perder datos críticos de forma permanente.
Todas las herramientas mencionadas anteriormente no garantizan la recuperabilidad de los datos en caso de interrupción. Según el acuerdo de nivel de servicio (SLA) de Microsoft, debe hacer copias de seguridad periódicas de los datos almacenados en las aplicaciones de Microsoft 365 mediante las siguientes técnicas de protección de datos.
3 Métodos para hacer backups de OneDrive para la Empresa
Puedes hacer backup de OneDrive para la Empresa utilizando uno de los tres métodos que se explican a continuación.
Copiar archivos manualmente
Esta es la forma más sencilla de proteger los datos de OneDrive. Puedes descargar manualmente tus archivos a un disco local conectado a tu ordenador o copiarlos a un disco duro externo. El proceso de recuperación también tendría que hacerse manualmente.
| Ventajas | Desventajas |
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Mientras que los usuarios domésticos de OneDrive pueden copiar fácilmente sus archivos de forma manual, las grandes organizaciones con un gran volumen de datos deberían automatizar el proceso de backup de OneDrive para la Empresa utilizando una solución optimizada diseñada para manejar datos SaaS.
Uso del cliente de sincronización de OneDrive
El cliente de sincronización de OneDrive es una aplicación que se instala en Windows. Permite configurar la sincronización de las carpetas locales seleccionadas con OneDrive y viceversa. De este modo, almacena automáticamente sus archivos en local y en la nube al mismo tiempo.
Puede copiar los archivos sincronizados que se encuentran en una carpeta local a un disco duro externo creando así una copia de seguridad de sus datos de OneDrive para la Empresa.
| Ventajas | Desventajas |
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Ten en cuenta que el cliente de sincronización de OneDrive no es una herramienta para hacer backups. Se trata esencialmente de una aplicación de colaboración que permite a varios usuarios acceder a los mismos archivos de OneDrive y trabajar en ellos desde cualquier lugar. Asegúrate de que tienes suficiente espacio en disco en tu ordenador, ya que los archivos sincronizados no se comprimen. Además, el almacenamiento en la nube puede estar limitado en función de tu plan de suscripción a Microsoft 365.
Uso de software de protección de datos de terceros
El método más fiable para hacer backup de OneDrive para la Empresa es utilizar una solución dedicada de protección de datos. Microsoft proporciona una API para simplificar la integración con herramientas de terceros que proporcionan servicios de backups para datos de Microsoft 365.
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Es seguro decir que las aplicaciones de backup especializadas proporcionan la protección de datos SaaS más eficaz para las organizaciones, especialmente porque pueden agilizar los backups para miles de usuarios.
Cómo hacer backup de OneDrive para la Empresa con NAKIVO Backup & Replication
NAKIVO Backup & Replication es una solución completa de protección de datos que permite hacer backup de Microsoft 365 y recuperación para OneDrive para la Empresa, Teams, SharePoint Online y Exchange Online. Para utilizar NAKIVO Backup de OneDrive para la Empresa, sigue los pasos que se indican a continuación.
Añadir una cuenta de Microsoft 365 a Inventario
Añada la cuenta de Microsoft 365 al inventario en NAKIVO Backup & Replication.
Crear un repositorio de backups
Todos los datos de Microsoft 365, incluidas las copias de seguridad de OneDrive para la Empresa, se almacenan en un repositorio SaaS dedicado. Complete los pasos del asistente para crear el repositorio de backups de SaaS.
Creación de un job de backups de Microsoft 365
Ahora puedes iniciar un job de backup de OneDrive para la Empresa. En la interfaz web de la solución, abra el Dashboard y haga clic en Create then Microsoft 365 backup job.
El asistente para hacer backups de Microsoft 365 consta de cinco pasos:
- Fuente: Puedes ver todos los elementos que puedes añadir a tu job de backups en el panel izquierdo de esta página. Busque una o varias cuentas y seleccione las que desee hacer backup de.Confirme su selección y pase a la página siguiente haciendo clic en Siguiente.
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- Destino: Especifique el repositorio de backups de SaaS que desea utilizar como ubicación de almacenamiento para los backups de OneDrive para la Empresa.
- Configurar un único repositorio de backups para todos los elementos: Seleccione el repositorio de backups en la lista desplegable Destino .
- Configurar diferentes repositorios de backups para cada elemento: Haz clic en Configuración avanzada y elige una ubicación para cada cuenta.
- Programar: Aquí puede elegir si desea ejecutar el job de backups manualmente o programarlo diaria, semanal, mensual o anualmente. También puedes ejecutar jobs de backups uno detrás de otro de forma automática.
- Retención: NAKIVO Backup & Replication crea un punto de recuperación para cada elemento del repositorio de backups después de cada job. Puede elegir cuántos puntos desea conservar utilizando el esquema de rotación de backups abuelo-padre-hijo (GFS). Esto le permite recuperar toda la cuenta o elementos individuales.
- Opciones: Añade el nombre del job y habilita acciones específicas antes de que comience un job de backups o una vez finalizado. También puedes recibir informes de backups y ejecutar scripts personalizados previos y posteriores al job.
Haga clic en Finalizar o en Finalizar & Ejecutar para completar el asistente de creación de jobs.
Cómo recuperar datos de OneDrive para la Empresa con NAKIVO Backup & Replication
El siguiente proceso explica cómo puedes recuperar tus datos después de hacer backup de OneDrive para la Empresa de forma segura.
En la interfaz web de la solución, haga clic en Recuperar y, a continuación, en Microsoft 365 para iniciar el proceso de recuperación.
El asistente de recuperación de objetos consta de cuatro pasos:
- Backups: Todos los elementos que puede restaurar se muestran en el panel izquierdo. Elige una cuenta de OneDrive de la que se haya hecho copia de seguridad y selecciona el punto de recuperación.
Una vez hecho esto, haga clic en Siguiente.
- Cuenta de recuperación: En la lista desplegable, seleccione la cuenta de Microsoft 365 en la que desea recuperar los elementos.
Haga clic en Siguiente para pasar a la página siguiente.
- Objetos: Busca y elige los objetos que quieres recuperar.
Haga clic en Siguiente para continuar.
- Opciones: En esta página, configure los siguientes parámetros:
- Tipo de recuperación: Elige recuperar en la ubicación original o en otra carpeta de OneDrive.
- Comportamiento de sobrescritura: Seleccione si desea cambiar el nombre del elemento recuperado si dicho elemento existe, omitir el elemento recuperado si dicho elemento existe o sobrescribir el elemento original si dicho elemento existe.
Nota: Si la cuenta de recuperación seleccionada es diferente de la cuenta original, no se podrá recuperar en la ubicación original.
Inicie el proceso de recuperación haciendo clic en Recuperar y espere hasta que los datos estén completamente restaurados.
- Destino: Especifique el repositorio de backups de SaaS que desea utilizar como ubicación de almacenamiento para los backups de OneDrive para la Empresa.
