Agregar Teams a Outlook: Guía práctica
La integración de Microsoft Outlook 365 y Microsoft Teams es útil porque permite una comunicación fluida, una programación eficaz de las reuniones de Teams, unirse fácilmente a las reuniones, acceder a las conversaciones de Teams dentro de Outlook y recibir notificaciones consolidadas, lo que mejora la productividad y la colaboración. Desbloquee todo el potencial de estas versátiles herramientas y experimente un nuevo nivel de eficiencia siguiendo nuestra guía.
Requisitos previos
Para añadir Microsoft Teams a Outlook, debe cumplir una serie de requisitos:
- Si utiliza aplicaciones de Office instaladas en su ordenador pero no en la interfaz web, asegúrese de que tiene tanto Microsoft Teams como Outlook instalados en su ordenador. Estas aplicaciones deben estar instaladas y funcionar correctamente antes de intentar integrarlas.
- Si las aplicaciones están instaladas en su equipo, compruebe que dispone de versiones compatibles de Microsoft Teams y Outlook. Los requisitos previos específicos pueden variar en función de la versión que tenga, pero en general se recomienda tener instaladas las versiones más actualizadas para obtener una compatibilidad óptima y acceder a las últimas funciones.
- Una suscripción válida a Microsoft 365(anteriormente Office 365) para obtener la integración y las funciones más completas. Una licencia de Microsoft 365 proporciona acceso a las últimas actualizaciones, funciones y capacidades tanto para Teams como para Outlook. Debe utilizar uno de los planes empresariales de Microsoft 365 para integrar Teams con Outlook, por ejemplo, E3 o E5.
- Asegúrese de que posee una cuenta de usuario válida para Microsoft 365 que esté vinculada a los servicios Microsoft Teams y Outlook de su organización. Debe iniciar sesión en ambas aplicaciones con las credenciales de su cuenta para acceder a las funciones de integración y activarlas.
Adición de Teams a Outlook 365 como aplicación instalada
Instalar el paquete de aplicaciones Microsoft Office en su ordenador es una forma cómoda de utilizar las herramientas y funciones de Office. Puede instalar aplicaciones de Microsoft Office 365 o Microsoft Office 2021, 2019 o 2016 para añadir MS Teams a Outlook. Vamos a explicar cómo hacerlo con Outlook instalado en un ordenador Windows:
- Asegúrese de que la aplicación Microsoft Teams para Microsoft Office 365 está instalada en su equipo Windows junto con Microsoft Outlook y de que cumple los requisitos previos anteriores. Puede descargar e instalar Microsoft Teams si aún no se ha instalado este componente.
- Abre Microsoft Teams e inicia sesión en tu cuenta de Microsoft 365.
- Abra la aplicación Outlook 365 e inicie sesión en su cuenta de Microsoft 365.
- Haz clic en el icono Calendario de Outlook para abrir el calendario.
- Haga clic en Nueva reunión. En el menú que se abre, haga clic con el botón derecho en Reunión de equipos y haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido para mostrar el botón Nueva reunión de equipos en el panel de cinta de Outlook.
- Haga clic en el botón Nueva reunión de equipo de la cinta (en la pestaña Inicio ) o haga clic en Nueva reunión > Reunión de equipo.
- Introduzca los parámetros necesarios para programar una nueva reunión de equipo:
- Título
- Usuarios requeridos
- Hora de inicio de la reunión
- Hora de finalización de la reunión
- Ubicación
- Haga clic en Enviar cuando esté listo para enviar la invitación a la reunión con el enlace de Equipos incrustado a los usuarios seleccionados.
Unirse a una reunión de Teams en Outlook:
- Abra la invitación a la reunión en Outlook.
- Haga clic en el enlace Unirse a la reunión de Microsoft Teams de la invitación.
- Si tiene instalada la aplicación de escritorio de Teams, se abrirá automáticamente y le llevará a la reunión.
- Si no tiene instalada la aplicación Teams, puede unirse a la reunión utilizando la versión de Teams para navegadores web.
Complemento de Teams para Outlook en Microsoft Office 2019
El flujo de trabajo para la integración de Teams con Outlook cuando tienes Microsoft Office 2021, 2019 o 2016 instalado en tu equipo Windows es prácticamente el mismo que para la integración de Teams con Outlook para Office 365 instalado.
La principal diferencia es que es necesario instalar y habilitar un complemento de Teams para Outlook cuando se utiliza Outlook como parte del paquete de Microsoft Office instalado. Este complemento también se conoce como complemento de Teams para Outlook o extensión de Teams.
Para instalar y habilitar el complemento Microsoft Teams en Outlook para Microsoft Office 2019, puede seguir estos pasos:
- Asegúrese de que Microsoft Teams está instalado en su ordenador. Al instalar Microsoft Teams, el complemento de Teams para Outlook suele añadirse automáticamente a la lista de complementos de Outlook.
- Abra la aplicación Microsoft Outlook en su ordenador.
- Vaya al menú Archivo o haga clic en el botón Office (en versiones antiguas de Office). Seleccione Opciones en el menú.
- En la ventana Opciones, seleccione Complementos en la barra lateral.
- Busque el menú desplegable Gestionar y seleccione Complementos COM. Pulse el botón Ir.
- Active el complemento Microsoft Teams. En la ventana Complementos COM, active la casilla de verificación Complemento de reuniones de Microsoft Teams para Microsoft Office. Si el complemento no aparece en la lista, es posible que tenga que instalarlo primero.
Cómo solucionar un problema cuando falta el complemento Outlook Teams
Si el complemento Equipos de Outlook no aparece en la lista de complementos o si lo ha eliminado anteriormente, es posible que tenga que configurar el complemento Equipos manualmente.
Para instalar el complemento Teams manualmente, considere el siguiente flujo de trabajo:
- En la sección Complementos de la ventana Opciones de Outlook, seleccione Administrar complementos COM en la lista desplegable y haga clic en el botón Ir.
- En la ventana COM Add-Ins que se abre, haga clic en el botón Añadir.
- Vaya a la ubicación donde está instalado Microsoft Teams (normalmente, Teams se encuentra en C:\Program Files (x86)\Microsoft\Teams\Meeting Addin).
- Seleccione Microsoft.Teams.AddinLoader.dll y haga clic en Aceptar para añadir el complemento de Teams para Outlook a la lista.
- Seleccione la casilla de verificación Complemento de reuniones de Microsoft Teams para Microsoft Office y haga clic en Aceptar.
- Reinicie Outlook para que los cambios surtan efecto.
- Verifique la integración de Microsoft Teams. Una vez que Outlook se reinicie, deberías ver las funciones de integración de Microsoft Teams disponibles. Busque opciones para programar reuniones de Teams, unirse a reuniones de Teams o acceder a conversaciones de Teams directamente desde Outlook.
Nota: Los pasos anteriores se basan en el procedimiento general para habilitar complementos en Outlook para Microsoft Office. Los pasos exactos podrían diferir ligeramente en función de la versión específica de Outlook incluida en Microsoft Office 2019. Si encuentra alguna dificultad o el complemento no es visible, se recomienda consultar la documentación oficial o los recursos de compatibilidad proporcionados por Microsoft para Microsoft Office 2019, 2016 o 2021.
Cómo conectar Teams a Outlook 365 para Web
Si utiliza el conjunto de aplicaciones web de Office 365, la configuración de la integración de Teams con Outlook es más sencilla. Esto se debe a que Teams está integrado con Outlook de forma predeterminada para los servicios web de Microsoft 365 para los planes de suscripción compatibles. No es necesario conectar MS Teams a Outlook manualmente en la mayoría de los casos cuando se utiliza Outlook 365 para web.
Para crear una reunión de Teams:
- Asegúrese de que el administrador de Microsoft 365 de su organización asigna la licencia adecuada a su cuenta.
- Inicie sesión en Microsoft 365 accediendo al enlace https://login.microsoftonline.com e introduciendo las credenciales de su cuenta de Microsoft 365.
- Abra Outlook Online para Office 365. Haga clic en el icono Aplicaciones situado en la esquina superior izquierda de la página de inicio de Microsoft 365 de su cuenta y haga clic en Outlook.
- Una vez abierta la aplicación web de Outlook, haga clic en el icono Calendario del panel izquierdo.
- Haz clic en Nuevo evento en el calendario de Outlook para crear una nueva reunión de equipo.
- Introduzca los parámetros necesarios de la reunión, como el nombre de la reunión, los usuarios invitados y la hora de la reunión, de forma similar a cuando creamos una nueva reunión de Teams en la aplicación Outlook 365 instalada en Windows. Puede utilizar un Asistente de programación para seleccionar la hora en la que cada usuario invitado está disponible para evitar solapamientos con otras reuniones (añada el calendario de Teams a Outlook para mayor comodidad).
- Active el interruptor de reunión de Teams para integrar Teams con Outlook para este evento.
- Haga clic en Enviar para programar la reunión y enviar las invitaciones a los usuarios seleccionados.
Cómo solucionar los problemas de desconexión de Outlook y Teams
Si Outlook y Teams no se conectan entre sí, se producen problemas al añadir una reunión de equipo en Outlook. Intente las siguientes acciones para resolver el problema.
Registrar Teams como aplicación de chat para aplicaciones de Office 365
Si utiliza aplicaciones de Office 365 instaladas en su equipo con Windows, asegúrese de que Microsoft Teams esté registrado como aplicación de chat para Office 365.
- Abra la aplicación Microsoft Teams instalada en el equipo donde están instaladas otras aplicaciones de Office 365.
- Haga clic en … (el icono con tres puntos) para abrir el menú Opciones y haga clic en Ajustes.
- Marque la casilla Registrar Teams como aplicación de chat para Office (requiere reiniciar las aplicaciones de Office).
- Reinicie las aplicaciones Microsoft Teams 365 y Outlook para Office 365 instaladas en el equipo.
Compruebe las políticas de los equipos
Puede haber problemas si hay políticas que bloquean la integración de Teams y Outlook. Pruebe en este caso los siguientes pasos:
- Vaya al centro de administración de Microsoft 365.
- Vaya a Equipos & grupos > Políticas.
- Asegúrese de que no existen políticas restrictivas que eviten la integración de Microsoft Teams con Outlook.
- Compruebe la política de actualización de Teams con los ajustes de coexistencia y actualización para permitir la programación de reuniones en Teams.
- Compruebe la directiva de reuniones de Teams con los ajustes de la directiva de reuniones para permitir la instalación del complemento de Teams para Outlook.
Otras sugerencias
Puedes probar las siguientes acciones si sigues teniendo problemas de conexión:
- Compruebe su plan de suscripción a Microsoft 365 y asegúrese de que este plan de suscripción admite el uso de Microsoft Teams y Outlook con integración.
- Compruebe si las aplicaciones de Microsoft Office instaladas en su ordenador están registradas/activadas.
- Asegúrese de que las aplicaciones Outlook y Teams están actualizadas. Actualice las aplicaciones de Microsoft Office si es necesario.
- Cierre la sesión y vuelva a iniciarla en las aplicaciones Microsoft Teams y Outlook.
- Intenta desinstalar y volver a instalar Teams y Outlook en un ordenador. Instale Teams como administrador porque los complementos COM para Outlook requieren permisos administrativos para la instalación y la escritura de valores en el registro de Windows. Tras la instalación, ejecute Teams como usuario normal.
- Compruebe si el complemento Microsoft Teams para Outlook está en la lista de Complementos de aplicaciones activos pero no en la lista de Complementos de aplicaciones inactivos o Complementos de aplicaciones desactivados en los ajustes de complementos de Microsoft Outlook 2016, 2019 o 2021 instalados en su equipo. Si el complemento Teams para Outlook se encuentra en la lista Complementos de aplicaciones inactivos o desactivados, muévalo a la lista Complementos de aplicaciones activos.
- Actualice Universal C Runtime si utiliza Windows 7 – https://support.microsoft.com/en-us/topic/update-for-universal-c-runtime-in-windows-c0514201-7fe6-95a3-b0a5-287930f3560c
Conclusión
Los servicios de correo electrónico de Microsoft 365, como Exchange y Outlook, son servicios de correo electrónico fiables y eficaces para las empresas. Para mantener la alta eficiencia de una organización que utiliza el correo electrónico, no hay que olvidarse de la protección de datos y de hacer backup de los datos del correo electrónico. NAKIVO Backup & Replication es una solución universal de protección de datos compatible con backups de Microsoft 365, incluidos los de Exchange, OneDrive, SharePoint y Teams.
