Exchange Online frente a Microsoft Office 365. ¿Qué es lo que mejor funciona en el alojamiento de correo electrónico para empresas?
El correo electrónico es una herramienta de comunicación crucial para cualquier empresa. En algún momento, todas las empresas eligen entre el correo electrónico de terceros y el autoalojado. Si su empresa sigue utilizando un cliente de correo electrónico local, probablemente haya pensado en el alojamiento en la nube. Sin embargo, hay mucho que considerar en relación con el alojamiento de correo electrónico empresarial antes de migrar de los servidores locales a la nube. Y si decide migrar, ¿debe elegir una solución de correo electrónico independiente o una suite que cubra múltiples necesidades en su entorno?
En este artículo, trataremos los puntos a tener en cuenta al pasar de un servidor local a Exchange Online o a un conjunto completo de Microsoft 365. Además, encontrará una descripción clara y una comparación de las dos opciones. Por último, después de leer la entrada del blog, tendrá los conocimientos necesarios para encontrar el ajuste adecuado para su empresa.
Exchange Online frente a Microsoft Office 365
Comparar Exchange Online y Microsoft Office 365 puede resultar confuso porque las funciones de estos dos productos son completamente diferentes.
Microsoft Office 365 es el conjunto de aplicaciones de software como servicio (SaaS) de Microsoft basadas en la nube, que incluyen Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel y Outlook, entre otras. El paquete también incluye aplicaciones basadas en servidor como SharePoint y Exchange. Pero, ¿qué es exactamente Exchange Online?
Exchange Online es un servicio de correo electrónico de Microsoft basado en la nube que da acceso a correo electrónico, contactos, calendarios y tareas. Incluido en Microsoft Office 365, Exchange Online es más una colección de herramientas que un único producto. Por lo general, Exchange Online no compite con Microsoft 365, sino que lo complementa.
Los usuarios pueden obtener un producto sin el otro. Por ejemplo, puede adquirir planes de Microsoft Exchange Online sin obtener el paquete completo de Microsoft Office 365. Al mismo tiempo, algunos planes no incluyen Exchange Online, como Microsoft 365 Apps. Siempre existe la opción de actualizar a Microsoft 365, incluso si un usuario elige solo Exchange Online al principio.
Antes de comparar Exchange Online y Microsoft 365, es crucial evitar cualquier confusión entre Exchange Online y Exchange Server y Microsoft 365 y Office 365. Tener claros todos los conceptos facilita la comprensión de lo que mejor responderá a las necesidades de su empresa.
Exchange Online frente a Exchange Server
Debido a las similitudes, estos dos productos suelen confundirse, aunque Exchange Online y Exchange Server difieren significativamente. Las principales distinciones son:
- Servidor. Mientras que Microsoft Exchange Online está totalmente basado en la nube, Exchange Server se aloja en servidores virtuales o físicos dedicados.
- Licencias. Microsoft Exchange Server requiere licencias de servidor y cliente, mientras que con Microsoft Exchange Online se paga una cuota mensual por usuario.
- Escalabilidad. Microsoft Exchange Online puede ampliarse y reducirse sin esfuerzo como solución basada en la nube, mientras que es más complicado para un Exchange Server.
Microsoft 365 frente a Office 365
En abril de 2020, la marca de Microsoft cambió, y Office 365 se convirtió en Microsoft 365. Microsoft explicó esta decisión como una oportunidad para reflejar mejor las ventajas y las funciones ofrecidas en los planes de suscripción. Básicamente, sólo ha cambiado la marca, mientras que el precio y las funciones de la suite siguen siendo los mismos.
Microsoft Office 365 frente a Exchange Online. Cómo elegir
Elegir una solución de correo electrónico independiente o una suite multifunción depende de las necesidades de su empresa. Sin embargo, hay varios aspectos que debe tener en cuenta antes de hacer la elección final.
Tamaño de la empresa
Por lo general, las pequeñas empresas suelen tener una estructura sencilla. Por eso, muchos de ellos pueden funcionar perfectamente sólo con Exchange Online. Por supuesto, depende de cada caso concreto, y las necesidades son diferentes para cada empresa. Sin embargo, las pequeñas empresas no suelen necesitar las funciones avanzadas que ofrece Microsoft 365. Al mismo tiempo, si su empresa tiene numerosos empleados o una estructura complicada, Microsoft 365 puede ser la solución perfecta para mejorar el flujo operativo.
Colaboración
La elección depende de lo colaborativo que sea su entorno. Aunque tu empresa sea pequeña, pero en ella todo gira en torno al trabajo en equipo, deberías plantearte optar por uno de los planes de Microsoft 365. De este modo, obtendrá acceso a diversas herramientas de comunicación empresarial (Microsoft Teams, Skype for Business, etc.) para simplificar el flujo de trabajo y hacer más eficaz la colaboración.
Tipo de empresa
A la hora de elegir, debe tener en cuenta la naturaleza de su empresa. Por ejemplo, si su empresa requiere un sistema de gestión de datos, una solución de almacenamiento de datos y comunicación entre los empleados, debería plantearse adquirir uno de los planes de Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams son sólo algunas aplicaciones que pueden ser útiles para su empresa. Sin embargo, si las necesidades de su empresa se limitan a las interacciones por correo electrónico, puede optar fácilmente por Exchange Online únicamente.
Coste
Por supuesto, el precio es un factor esencial a tener en cuenta a la hora de elegir cualquier solución para su empresa. En este caso, el coste varía en función del plan que elija. Por ejemplo, Exchange Online oscila entre 4 y 8 dólares por usuario/mes, mientras que Microsoft 365 comienza en 5 dólares usuario/mes, sube a 20 dólares usuario/mes para los paquetes de empresa y hasta 57 dólares usuario/mes para un plan de empresa. Los planes más baratos difieren en sólo un dólar y te ofrecen Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint Online, además de Exchange Online.
Migración de correo electrónico a Microsoft 365 y Exchange Online
Si decides transferirte de Exchange Online a Microsoft 365, esto no cambiará drásticamente tu entorno de trabajo. Microsoft 365 ampliará las oportunidades de colaboración y comunicación e integrará algunas otras opciones para facilitar el flujo operativo. Aunque estas actualizaciones pueden requerir cierto tiempo y recursos, el proceso no cambia las reglas del juego.
Sin embargo, si va a pasar de los servicios locales a los basados en la nube, hay mucho que tener en cuenta. ¿Es fiable la solución? ¿Cómo reestructurar el trabajo? ¿Y qué hay de las normativas del sector, como las políticas de retención y cifrado? Estas son sólo algunas de las cuestiones que debe tener en cuenta a la hora de elegir.
Si decide cambiar a Microsoft 365 o Exchange Online, recuerde que la copia de seguridad de Microsoft Office es la mejor forma de proteger sus datos y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo y recursos en caso de pérdida de datos. Antes de migrar a Exchange Online o a uno de los planes de Microsoft 365, hay que tener en cuenta algunos aspectos críticos relacionados con el alojamiento de correo electrónico empresarial. En primer lugar, determine su solución de correo electrónico actual para saber qué opciones de migración tiene a su disposición. Para evitar dificultades y gastos adicionales, compruebe que todos los usuarios de la red utilizan Office 2010 o una versión más reciente. Otros posibles problemas son:
- Acceso a los registros del Sistema de Nombres de Dominio (DNS). Cambiar los registros DNS suele llevar menos de una hora si todo va bien. Sin embargo, no tener acceso a los registros DNS puede ser problemático y provocar retrasos importantes. Al cambiar a Microsoft 365, necesitas acceder a tus DNS para demostrar la propiedad del dominio y dirigir los correos electrónicos a los nuevos buzones. De lo contrario, todos los correos electrónicos se enviarán al servidor antiguo.
- Soluciones y dispositivos de retransmisión de correo electrónico. Antes de la migración, es fundamental pensar en los dispositivos de red, como impresoras y escáneres. Podrías recibir notificaciones de error y tus documentos escaneados no se enviarán correctamente por correo electrónico. Para evitar estos problemas, realice un inventario completo de los dispositivos y servicios vinculados al servidor de correo electrónico. Y durante la migración, asegúrate de conectar todo a tu nuevo servidor en la nube.
- Cumplimiento de contraseñas. Recuerde aplicar una política estricta de contraseñas y activar la autenticación multifactor. Esto puede ser un problema para los usuarios que no utilizan la nube. Aunque un servidor de correo electrónico local no es invulnerable a los riesgos de ciberseguridad, es más seguro que un servidor de correo electrónico basado en la nube. Lo bueno es que Microsoft 365 exige contraseñas complejas. Además, cualquier usuario de la red debe cambiar su contraseña cada 90 días, lo que impide el acceso no autorizado.
- Pérdida del archivo autocompletar y de las firmas. Después de migrar al nuevo buzón, es posible que tenga que volver a conectar los archivos de almacenamiento personal (PST). Además, tus firmas y archivos de autocompletar pueden desaparecer. Antes de migrar, tienes que decidir si la pérdida de tu configuración anterior es un problema. Por supuesto, también puede migrar estos datos, pero requiere más trabajo. Para evitar sorpresas, debe incluir este aspecto en su plan de migración.
- Compartición de calendarios. Si tu empresa utiliza mucho la función de Calendar, también debería incluirse en el plan de migración. Es posible que los permisos para compartir el calendario no se transfieran automáticamente a Microsoft 365. Por lo tanto, asigne los permisos de uso compartido del calendario y haga una copia de seguridad antes de la migración.
- Antivirus, antispam, listas negras y blancas. Considere si desea seguir utilizando su actual antivirus o puerta de enlace antispam después de la migración. Microsoft 365 cuenta con soluciones de seguridad que mantienen a salvo el correo electrónico, por lo que puedes optar por la protección incluida. Otra cuestión a tener en cuenta son las listas blancas y negras. Si tiene previsto migrar listas creadas a medida, piense cómo lo hará e incluya este punto en el plan.
- Nuevas funciones de seguridad. La migración a Microsoft 365 es un gran momento para auditar y actualizar su plan de seguridad. Algunas funciones de seguridad del correo electrónico que puedes plantearte adoptar son la prevención de pérdida de datos, el correo electrónico cifrado, el archivado, etc. Todas las suites de Microsoft 365 tienen funciones de seguridad y cumplimiento de normativas incluidas. Sin embargo, son diferentes, así que elija en función de las normas de seguridad de su sector.
Conclusión
Microsoft 365 mejora el potencial tecnológico de Exchange Online con una serie de funciones útiles que simplifican la colaboración y mejoran la accesibilidad. Sin embargo, siempre debe recordar que al utilizar Exchange Online, sólo sus correos electrónicos, calendarios y contactos se almacenan en la nube. Con Microsoft 365, todo el entorno tecnológico está basado en la nube. Así pues, la elección se reduce a una pregunta: ¿cuáles son los requisitos de su empresa en materia de colaboración, productividad, comunicación, accesibilidad y, lo más importante, seguridad y protección?
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