Comparando SharePoint vs OneDrive: Comparación Completa
Office 365 es un servicio en la nube muy popular entre los servicios proporcionados por Microsoft. SharePoint es un componente de Microsoft Office y One Drive es un servicio de almacenamiento en la nube. Ambos servicios pueden utilizarse para guardar archivos en la nube, pero tienen diferencias y similitudes. Microsoft promociona activamente sus servicios en la nube, incluido SharePoint Online con OneDrive, y si ha decidido utilizar los servicios mencionados proporcionados por Microsoft, es importante saber cuál puede satisfacer mejor sus necesidades.
Esta entrada de blog trata sobre Microsoft Office SharePoint frente a OneDrive, así como sus casos de uso práctico, funciones y la diferencia entre OneDrive y SharePoint para ayudarle a decidir qué servicio utilizar.
¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una plataforma de software destinada a mejorar el proceso de trabajo en las grandes organizaciones y está pensada para mejorar la colaboración de los usuarios, el flujo de trabajo documental y la automatización de procesos. Puede crear un portal SharePoint que incluya sitios wiki, blogs y cuadros de mando en los que publicar documentos y comentarios. Las principales funciones de SharePoint son:
- Un portal SharePoint permite crear un sitio web corporativo interno.
- Los usuarios pueden colaborar y editar simultáneamente un archivo compartido en el servidor, así como intercambiar documentos, noticias, enlaces y otros recursos.
- Control de la resolución de tareas y control de las tareas en las que se está trabajando.
- La posibilidad de crear una estructura empresarial transparente en formato electrónico.
- Mejora de la comunicación entre departamentos y empleados. Puede crear cuadros de mando para analizar proyectos y tareas.
- Automatización de los procesos empresariales: no es necesario realizar manualmente una lista importante de operaciones, lo que permite a sus trabajadores ahorrar tiempo.
La interfaz de un portal SharePoint permite generar informes, notificar eventos importantes a los trabajadores, publicar noticias, ajustar procesos empresariales con formularios y crear perfiles de usuario. SharePoint tiene amplias funciones y puede integrarse con otras aplicaciones de Microsoft Office y mensajería.
Al mismo tiempo, debes tener en cuenta otros aspectos del uso de SharePoint antes de pasar a la comparación SharePoint vs OneDrive:
- El elevado número de funciones hace que el producto sea pesado y su instalación difícil. Los usuarios deben dedicar tiempo a familiarizarse con el producto y sus funciones.
- La integración de SharePoint es buena con los productos de Microsoft, pero tiene poca compatibilidad con el software desarrollado por otros proveedores.
- La instalación de SharePoint requiere gastos adicionales en licencias, productos de pago (componentes) y un complejo proceso de instalación.
- El tiempo necesario para implantar SharePoint en una infraestructura local puede ser largo debido a la complejidad del proceso de instalación.
¿Cómo se instala SharePoint?
SharePoint es un producto de software que es un componente opcional de Microsoft Office. Tenga en cuenta que Microsoft Office puede implementarse de tres maneras: Microsoft Office 2016 (u otras versiones independientes/locales como 2010, 2012, 2019, etc.), Microsoft Office 365 y Microsoft Office Online.
Office 365 es una solución que se ejecuta en una nube pública de Microsoft. Si utiliza SharePoint como parte de Office 365, puede evitar el complejo proceso de instalación necesario para una versión independiente de SharePoint como SharePoint Server 2016. Sin embargo, si implementa SharePoint 2016 en su infraestructura local, todos los datos se almacenan en sus propios servidores y no están disponibles para servidores de terceros. Office 365 se proporciona como un servicio de suscripción y debe pagar cada mes. Office 365 siempre está disponible como la última versión de Microsoft Office e incluye todas las actualizaciones recientes, pero necesita acceso a Internet al menos una vez al mes para activar la licencia.
Office 2016 (y otras versiones independientes/locales) solo debe adquirirse una vez y puede utilizarse durante un periodo de tiempo ilimitado. Después de instalar las aplicaciones de Microsoft Office, siempre estarán disponibles en el dispositivo utilizado para la instalación de las aplicaciones para usted y sus compañeros, independientemente de la disponibilidad de la conexión a Internet.
Office Online es una versión gratuita de Microsoft Office con funciones limitadas que puede utilizarse en un navegador web. Word, Excel, PowerPoint y OneNote son componentes de Office Online. SharePoint no se incluye con las aplicaciones de Office Online. Es un poco confuso, pero SharePoint Online está clasificado como un componente de Office 365.
Solo SharePoint Online, que es un componente de Office 365, se examina a continuación en esta entrada del blog en la comparación SharePoint vs OneDrive.
¿Qué es OneDrive?
Microsoft OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios almacenar archivos en la nube de Microsoft. OneDrive era conocido anteriormente como SkyDrive, FolderShare, Windows Live Office y LiveMesh. Puedes acceder a OneDrive con o sin navegador web instalando la aplicación OneDrive. Existen dos tipos de OneDrive: OneDrive y OneDrive para la Empresa.
OneDrive es un espacio personal en la nube para almacenar archivos para usuarios personales. Todos los usuarios que tengan una cuenta Microsoft pueden almacenar gratuitamente 5 GB de archivos en OneDrive. Si un usuario desea utilizar más espacio de almacenamiento que el de OneDrive, deberá adquirir una suscripción personal a Office 365 o una suscripción a OneDrive de 100 GB. Si adquieres una suscripción a Office 365 Personal, obtendrás más funciones de OneDrive en comparación con la suscripción de solo almacenamiento. Puedes subir archivos a OneDrive, acceder a OneDrive desde diferentes dispositivos y sincronizar la carpeta de OneDrive en esos dispositivos con el almacenamiento en la nube de OneDrive. Puedes compartir archivos y carpetas en OneDrive con los usuarios necesarios.
OneDrive para la Empresa (antes conocido como SkyDrive Pro) es igual que OneDrive pero contiene funciones adicionales pensadas para fines empresariales. Un administrador de la organización gestiona OneDrive para la Empresa para que los usuarios de tu equipo puedan colaborar en documentos y otros archivos. El administrador puede restringir las opciones de uso compartido para los usuarios. Para utilizar OneDrive para la Empresa, el usuario debe iniciar sesión con una cuenta de trabajo y no con una cuenta personal. Las políticas de retención especiales disponibles para OneDrive para la Empresa permiten a los administradores recuperar los archivos eliminados por los usuarios. Varios usuarios pueden editar un documento simultáneamente, y también está disponible el control de versiones de documentos.
OneDrive para la Empresa puede utilizarse por separado (plan Office 365 Empresa) y con SharePoint Online (plan Office 365 Empresa Premium). Las bibliotecas SharePoint de una empresa pueden sincronizarse con el ordenador local de un usuario mediante OneDrive. OneDrive para la Empresa y SharePoint Online pueden integrarse entre sí. Puede considerar OneDrive como el almacenamiento backend y SharePoint como la interfaz frontend para imaginar mejor cómo se implementa la integración de estas dos plataformas. Un enlace a archivos compartidos en OneDrive puede utilizarse como enlace para SharePoint Online.
Ahora, después de la explicación de SharePoint y OneDrive, vamos a comparar SharePoint vs OneDrive para la Empresa desde algunos puntos de vista.
SharePoint frente a OneDrive: Casos prácticos de uso
El principal uso práctico de SharePoint es la colaboración entre usuarios y la edición simultánea de archivos comunes. Se recomienda el uso de SharePoint por equipos. Para ello se crea un portal web interno y se pueden configurar los análisis. En cuanto a OneDrive, el principal uso práctico es almacenar archivos y compartirlos si es necesario. No puedes crear un sitio web en la plataforma OneDrive, pero puedes utilizar OneDrive como almacenamiento para un sitio web creado utilizando SharePoint. OneDrive para la Empresa se adopta para uso de los empleados y para proyectos individuales. Los datos almacenados en SharePoint no son datos privados de un usuario. OneDrive puede utilizarse opcionalmente para almacenar backups en la nube.
SharePoint vs OneDrive: Recurso compartido de archivos
Ambas plataformas pueden utilizarse para compartir archivos, que es una opción similar. Sin embargo, hay una diferencia entre OneDrive y SharePoint. SharePoint se utiliza para crear un sitio interno para su uso dentro de una empresa para compartir documentos, la colaboración de los usuarios y la edición de documentos. Un administrador de sistemas de la empresa define qué archivos pueden compartir y a cuáles pueden acceder los usuarios. Cuando se utiliza OneDrive para la Empresa, los archivos son privados y no pueden ser accesibles a otros usuarios hasta que el usuario (propietario) comparta los archivos. Los archivos personales de OneDrive pueden compartirse y guardarse en el sitio de equipo de SharePoint.
| SharePoint | OneDrive |
| Proporciona un sistema de colaboración e intercambio | Proporciona almacenamiento en la nube a un equipo |
| Cualquier persona con acceso a Internet puede acceder a ella | Cualquier persona con acceso a Internet puede acceder a ella |
| Puede gestionarse mediante las propiedades y permisos del sistema Azure Active Directory | Puede gestionarse mediante los permisos del sistema Azure Active Directory y las políticas de recurso compartido de archivos. |
Las capacidades de uso compartido de SharePoint son más amplias que las de OneDrive.
SharePoint vs OneDrive: Cifrado
Tanto SharePoint como OneDrive cifran los archivos y las conexiones a Internet, pero SharePoint ofrece más opciones de seguridad. Los protocolos de cifrado TLS y SHA-2 son compatibles con estos servicios de Microsoft y las conexiones SSL utilizan claves de cifrado de 2048 bits. Según Microsoft, los datos se almacenan cifrados en los servidores de los centros de datos utilizados por las plataformas en nube. Los datos de SharePoint Online y OneDrive están cifrados con BitLocker a nivel de disco.
Conclusión
La elección de la solución depende de las necesidades de su empresa. Si necesitas almacenar archivos en la nube, o compartir archivos y editarlos ocasionalmente junto con otros usuarios de forma simultánea, puedes utilizar Microsoft OneDrive para la Empresa. Si necesita crear un portal web corporativo para la colaboración de un elevado número de usuarios de su empresa, considere la posibilidad de utilizar SharePoint Online, que es un componente opcional de Microsoft Office 365. OneDrive para la Empresa puede integrarse con SharePoint y utilizarse como almacenamiento de contenidos cargados en un sitio web basado en la plataforma SharePoint. Tanto OneDrive como SharePoint Online funcionan con la estabilidad inherente a los productos de Microsoft.
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