6 Razones por las que debe hacer backup de los datos de Microsoft 365
Office 365 es utilizado por más de un millón de empresas en todo el mundo y posee casi el 46% de la cuota de mercado global de tecnologías de suite ofimática. Esta enorme popularidad hace que Microsoft 365 sea un objetivo principal para varios tipos de amenazas que generalmente conducen a la pérdida de datos y a interrupciones operativas.
Las organizaciones que utilizan Office 365 tienen que recurrir a soluciones de terceros que les permitan proteger sus entornos para minimizar los riesgos y garantizar la continuidad del negocio. Uno de los métodos más comunes para salvaguardar Microsoft 365 es hacer backups de datos. En este artículo se enumeran las razones fundamentales por las que es necesario hacer backup de los datos de Office 365. Siga leyendo para descubrir cómo una herramienta moderna de protección de datos puede ayudarle a reducir las posibilidades de pérdida de datos y el tiempo de inactividad.
¿Por qué es importante hacer backup de Office 365?
Según el Modelo de Responsabilidad Compartida de Microsoft 365, Microsoft solo es responsable de la disponibilidad de sus aplicaciones e infraestructura, tú eres responsable de mantener tus datos seguros.
Nota: Es importante comprender los riesgos del modelo de responsabilidad compartida para poder aplicar las medidas de protección necesarias.
Aunque Office 365 incluye funciones de seguridad integradas, ofrecen una protección de datos limitada y se centran principalmente en la privacidad y el cumplimiento de la legislación. Estas herramientas nativas no garantizan la recuperabilidad de los datos, por lo que es necesario recurrir a medidas de terceros que permitan minimizar el riesgo de pérdida de datos. La mejor forma de garantizar la recuperación de datos es implantar una solución moderna de protección de datos y desarrollar una sólida estrategia de backups.
¿Por qué hacer backup de los datos de Microsoft 365?
Existen numerosos tipos de riesgos que amenazan la seguridad de los datos de Office 365. Hacer backups periódicos es el método óptimo para garantizar la continuidad de la empresa en caso de que alguno de estos riesgos se materialice y afecte a su entorno.
Error humano
Los errores humanos en general, y el borrado accidental en particular, son una de las causas más destacadas de pérdida de datos en una organización. Los usuarios a veces borran archivos o carpetas individuales y, en algunos casos, se eliminan sin querer datos completos del usuario.
Por suerte, Microsoft 365 te permite recuperar los datos eliminados dentro de un periodo de retención específico. Sin embargo, una vez transcurrido ese plazo, es casi imposible recuperar la información perdida. La única forma de garantizar la recuperación de los datos es hacer backups periódicos de Office 365 y utilizarlos cuando sea necesario para restablecer los datos eliminados.
Amenazas internas
Aparte del borrado accidental, los usuarios de tu organización pueden poner en peligro tus datos de otras formas. La manipulación intencionada y malintencionada de datos es una amenaza habitual en el mundo empresarial. En algunos casos, un empleado descontento puede intentar borrar o compartir datos confidenciales antes de abandonar la empresa para intentar causar el mayor daño posible.
Es necesario implantar controles de acceso adecuados y actualizar los permisos de los usuarios lo antes posible. Dicho esto, la mejor forma de mitigar las amenazas internas es crear backups periódicos de Office 365 y almacenarlos de forma segura en una ubicación independiente. De este modo, en caso de que un empleado intente borrar información crítica para la empresa, podrá restaurarla sin afectar a su entorno de producción.
Amenazas exteriores
Los ciberataques, como el ransomware y el malware, crecen continuamente en número y sofisticación. Un ataque exitoso de ransomware puede infectar toda su infraestructura, cifrar sus datos y paralizar sus operaciones.
Por desgracia, incluso las medidas de protección más avanzadas pueden fallar, dejándole a merced de los ciberdelincuentes, que suelen exigir un rescate a cambio de liberar sus datos. Además, no hay garantía de que pueda acceder a los datos cifrados incluso después de pagar el rescate solicitado.
El método más eficaz para contrarrestar los riesgos de ciberataques es tener un backup de Office 365 que esté almacenado de forma segura de forma externa, sin conexión o en un repositorio inmutable. En caso de una infección de ransomware, puede restaurar rápidamente sus backups y reanudar las operaciones normales de su negocio con poco o ningún tiempo de inactividad.
Lagunas en la política de conservación y requisitos de conformidad
El objetivo principal de las políticas de retención de Microsoft 365 es indicar durante cuánto tiempo debe conservar determinados tipos de información para cumplir las normas, reglamentos y leyes de su sector. Siempre hay que estar preparado para recuperar esos datos cuando sea necesario para evitar repercusiones financieras y legales. Además, Office 365 incluye la función eDiscovery que le permite localizar y recuperar los datos que desee para cumplir los requisitos normativos.
Es importante tener en cuenta que las políticas de retención no son un sustituto viable de los backups. Las funciones de retención de Microsoft 365 son limitadas, ya que los datos se almacenan durante un periodo de tiempo relativamente corto y no están bien protegidos.
Desde una perspectiva legal y normativa, las consecuencias de no hacer backup de su información pueden ser perjudiciales para su organización. Afortunadamente, las soluciones modernas de protección de datos permiten almacenar backups durante todo el tiempo que se necesite y en distintas ubicaciones. También proporcionan la seguridad necesaria para garantizar que los backups no se modifican ni se borran. Además, puede utilizar las funciones de búsqueda avanzada para encontrar los datos que necesita y realizar una recuperación granular para restaurar rápidamente sólo los archivos y carpetas que necesita.
Integración con herramientas de terceros
Office 365 es conocido por ser altamente personalizable y puede integrarse fácilmente con varias herramientas de terceros para mejorar la experiencia del usuario y hacer que las actividades diarias sean más eficientes. Sin embargo, cuantos más servicios integre, más vulnerabilidades creará, ya que estas herramientas pueden no tener los mismos estándares de seguridad que las aplicaciones nativas.
En caso de que una de estas herramientas sea objetivo de un ciberataque o esté infectada por ransomware, el daño podría propagarse fácilmente a las aplicaciones de Microsoft 365 y causar pérdida de datos o tiempo de inactividad. En lugar de intentar eliminar la infección o la herramienta de terceros, puede simplemente recuperar los datos de los backups y garantizar la continuidad de la empresa.
Se recomienda integrarse con una solución avanzada de protección de datos que permita automatizar los flujos de trabajo de backups y recuperación. Algunas de estas herramientas ofrecen funciones de programación flexibles que ayudan a simplificar la administración y gestión de backups.
Complejidad de los datos de Microsoft Teams
En los últimos años, el número de organizaciones que confían en Microsoft Teams para agilizar el trabajo remoto se ha disparado. Es importante señalar que los datos de los equipos no son autónomos. En otras palabras, parte de la información se almacena en otras aplicaciones como SharePoint Online, OneDrive y Exchange Online.
Estos tipos de datos son difíciles de gestionar y, lo que es más importante, de proteger. Por suerte, algunas soluciones de backup modernas ofrecen una protección completa para todo su entorno de Microsoft 365. Al implementar estas herramientas, puede hacer backup de los datos de Microsoft Teams independientemente de dónde residan y garantizar su recuperabilidad en caso de desastre o interrupción.
Conclusión
Aunque Microsoft 365 incluye funciones de seguridad nativas, suelen ser limitadas y no proporcionan la protección necesaria. Además, existen numerosos riesgos que amenazan la seguridad de los datos de Office 365. La única forma de minimizar las posibilidades de pérdida de datos o de tiempo de inactividad es implantar una solución avanzada de protección de datos que le permita hacer backups y recuperaciones.
