Office 2021 vs. Microsoft 365: Comparación completa

Cuando se trata de suites de productividad, más de mil millones de personas de todos los ámbitos laborales utilizan Microsoft Office. Los componentes esenciales del software de Office, como Word, Excel y PowerPoint, se consideran aplicaciones fundamentales en el mundo empresarial actual.

Desde 2011, Microsoft ha dividido su oferta de Office en dos categorías principales de productos: Microsoft Office, la suite tradicional independiente, y Office 365, el servicio online por suscripción, que controla más del 48% de la cuota de mercado. A través de ambos productos, Microsoft ofrece numerosos planes entre los que elegir en función de las necesidades y el presupuesto de su organización.

En este post se explican las diferencias entre Office 2021 y Microsoft 365. Siga leyendo para descubrir las ventajas e inconvenientes de cada versión y poder elegir el plan adecuado para su organización.

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Office 2021 frente a Microsoft 365

Aunque tanto Office 2021 como Microsoft 365 incluyen aplicaciones de productividad tradicionales como Word, Excel y PowerPoint, existen diferencias entre ambas versiones.

• Licencias: La diferencia más evidente entre los dos productos es el modelo de licencias y cómo pagan los usuarios por cada producto. Puede obtener Microsoft 365 con un modelo basado en suscripción y acceder a todas las funciones mediante pagos anuales recurrentes. Office 2021 viene con una licencia perpetua a cambio de una cuota única relativamente cara, que se paga por adelantado.
• Actualizaciones: Las actualizaciones y el ritmo de versiones son los principales factores que debes tener en cuenta a la hora de elegir uno de estos planes. Microsoft 365 está siempre actualizado con los últimos parches de seguridad y estabilidad. Además, se añaden nuevas funciones en cuanto se publican. Lo mejor es que todos estos cambios se implementan automáticamente y no es necesario instalarlos manualmente.
   
  Por otro lado, Office 2021 se mantiene prácticamente igual, salvo por algunas actualizaciones mensuales de seguridad y rendimiento. Cada pocos años se publica una nueva versión de Office, y es necesario adquirir otra licencia para actualizar y recibir las últimas funciones.

• Dependencia del acceso a Internet: Otra distinción importante entre los dos paquetes es su dependencia del acceso a internet. Aunque puedes descargar aplicaciones de Microsoft 365 en tu dispositivo, dejan de funcionar si no te conectas a Internet al menos una vez cada 30 días. Una conexión activa es especialmente necesaria si guardas tus archivos en el almacenamiento de OneDrive y accedes a ellos utilizando varios dispositivos.
   
  Office 2021 no necesita Internet para funcionar, ya que puedes trabajar y guardar archivos sin conexión. Incluso las actualizaciones pueden instalarse sin una conexión activa una vez que las hayas descargado.

La siguiente tabla ofrece una comparación exhaustiva entre Office 2021 y Microsoft 365:

¿Qué es Microsoft Office 2021?

Office 2021 es la versión independiente de la suite de productividad insignia de Microsoft. Incluye las tres aplicaciones básicas de Office, Word, Excel y PowerPoint, además de otras herramientas que varían de una edición a otra.

La licencia de Office 2021 es perpetua. Esto significa que pagas una cuota única por adelantado para utilizar el producto indefinidamente en un ordenador. Esta versión es compatible con Windows 10, Windows 11, Windows Server 2019 o posterior y macOS Catalina o posterior.

Tenga en cuenta que Microsoft no ofrece compatibilidad con paquetes de Office independientes de forma indefinida. De hecho, Office 2021 dejará de recibir actualizaciones de seguridad a partir del 13 de octubre de 2026. Los usuarios activos deben actualizarse a la siguiente versión de Office y volver a pagar el precio completo de la licencia para evitar problemas de estabilidad y rendimiento.

A continuación se indican las ediciones disponibles de Office 2021:

Nota: Todas estas ediciones funcionan con Microsoft Teams.

¿Qué es Microsoft 365?

Microsoft 365 es un servicio por suscripción que ofrece las principales aplicaciones de productividad de Microsoft, como Word, Excel y PowerPoint, además de otras numerosas funciones en función de la versión que elija. Todas las ediciones de Microsoft 365 incluyen también un mínimo de 1 TB de espacio de almacenamiento en OneDrive.

Nota: Más planes de Office 365 fueron renombrados y unificados con Microsoft 365 en 2020.

Mientras se mantengan los pagos mensuales o anuales, un usuario puede acceder al paquete Microsoft 365 en diferentes dispositivos: ordenador de sobremesa, portátil, tableta y teléfono. Sin embargo, si no pagas, tu plan se marca como «Caducado» después de 30 días durante los cuales aún puedes acceder a tus archivos, luego pasa a ser «Desactivado» durante 90 días. Después de este periodo, el plan se «borra» y todos tus datos se borran por completo.

Todos los planes de Microsoft 365 proporcionan actualizaciones automáticas de seguridad y mantenimiento. Y lo que es más importante, recibirás las últimas funciones y mejoras en cuanto Microsoft las publique. Todas sus aplicaciones estarán siempre actualizadas, tanto si las utiliza en local como en la nube.

Nota: Microsoft también ofrece planes específicos para organizaciones educativas, gubernamentales y sin ánimo de lucro, además de para trabajadores de primera línea.

¿Qué plan elegir?

Por supuesto, todo depende de sus necesidades y requisitos específicos. Es importante recordar que los planes de Microsoft 365 se adaptan mejor a los entornos empresariales, ya que la mayoría de ellos permiten acceder a las aplicaciones en varios equipos. Además, dispones de espacio de almacenamiento en OneDrive para sincronizar y compartir archivos con otros compañeros de trabajo.

La comunicación también es una ventaja en Microsoft 365, ya que se pueden realizar videoconferencias y enviar mensajes instantáneos mediante Skype Empresarial.

Eso no es todo, en una gran infraestructura, Microsoft 365 proporciona a los administradores de TI las herramientas necesarias para implementar, gestionar y dar soporte a los usuarios dentro de la organización. También pueden asignar aplicaciones y funciones a distintos grupos para mejorar la seguridad y reducir el riesgo de infracciones.

Si sólo buscas aplicaciones y funciones tradicionales, Office 2021 es tu solución. De este modo, podrá disfrutar de todos los servicios básicos sin costes de suscripción adicionales.

Conclusión

Office 2021 y Microsoft 365 incluyen algunas aplicaciones similares, pero no son exactamente iguales. Independientemente de la versión que elijas, debes asegurarte de que tus datos están protegidos y de que tienes una copia de seguridad, ya que las herramientas de recuperación nativas de Microsoft tienen funciones limitadas. Una solución moderna de protección de datos como NAKIVO Backup & Replication ofrece funciones avanzadas que permiten hacer backups y recuperar datos de Microsoft 365 con facilidad y garantizar la continuidad de la empresa en caso de desastre.

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